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Tipps für die Organisation von gastronomischen Veranstaltungen

Organización de eventos gastronómicos

Die prestigeträchtigsten Unternehmen machen ihre Marke durch die Organisation von gastronomischen Veranstaltungen bekannt. Dies ist ein sehr effektiver Weg, um Ihre Produkte zu präsentieren, wertvolle Beziehungen zu knüpfen und Ihr Firmenimage zu verbreiten.

Denken Sie daran, dass dieses Ereignis Ihre Kunden positiv überraschen muss, um erfolgreich zu sein. Deshalb müssen Sie alle Details bewusst planen und dieses Erlebnis einzigartig und unvergesslich machen.

Machen Sie es sich also bequem, denn wir geben Ihnen effektive Tipps für die Organisation Ihrer Food & Beverage Meetings. Auf geht’s!

Speisen- und Getränke-Eventplanung Was ist das?

Gastronomische Veranstaltungen sind Aktivitäten und gesellschaftliche Ereignisse, die ihren Gästen Speisen und Getränke anbieten. Darunter können wir Geschäftsessen, Cocktailpartys, Empfänge und einige Produkteinführungen nennen.

In dieser Reihenfolge der Ideen wird die Organisation dieser Art von Treffen durch mehrere Faktoren wie das Thema, den Zweck, die Anzahl der Gäste, unter anderem, definiert. Es ist wichtig zu erwähnen, dass der Erfolg von Ihrer Fähigkeit abhängt, Aktivitäten zu delegieren. Deshalb halten wir es für unerlässlich, ein integriertes Team zu haben, das bereit ist, die Aufgaben zu übernehmen.

9 effektive Tipps für die Organisation Ihrer Essens- und Trinkgelage

Das Zusammenstellen dieser Aktivitäten ist mit Aufwand, Ressourcen und guter Organisation möglich. Hier sind 9 effektive Tipps für ein unvergessliches Food & Beverage Event:

1. Erstellen Sie eine umfassende Strategie und einen Aktionsplan

Zu Beginn müssen Sie festlegen, mit welcher Strategie Sie die gastronomische Veranstaltung entwickeln wollen

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In diesem Zusammenhang schlagen wir vor, dass Sie sich mit Ihrem Team treffen, um über die folgenden Fragen nachzudenken:

  • Wie lange wird die Veranstaltung dauern?
  • Welche Ausschüsse werden Sie einrichten, um die Verantwortlichkeiten zu verteilen? (Logistik, Budget, Protokoll, u.a.)
  • Wer wird der Hauptredner sein?
  • Anzahl und Bedingungen der Sponsoren?
  • Was wird das Thema und der Inhalt der Veranstaltung sein?
  • Welche Art von Lebensmittelservice werden Sie beauftragen? (Tischbedienung, Buffet, gemischt)?
  • Welche Tonfirma wird für die Unterhaltung zuständig sein?
  • Wie werden Sie Ihre Produkte oder Marken dem Publikum präsentieren?
  • Wie wird der Programmablauf sein?
  • Welches Budget haben Sie zur Verfügung?

Auf der Grundlage dieser Informationen erstellen Sie mit Ihrem Team einen Aktionsplan, um im Laufe der Zeit zu reagieren. Darüber hinaus sollten Sie für jede Aufgabe einen Verantwortlichen bestimmen, der regelmäßig Rechenschaft ablegen muss.

2. Bewerben Sie Ihr Food- und Beverage-Treffen optimal

Der Zweck Ihrer Veranstaltung kann sehr interessant sein, aber Sie müssen die Informationen richtig verbreiten, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie sich für die beste Art der Kommunikation entscheiden.

Sie können mit personalisierten Einladungen beginnen, die Sie per E-Mail an die Gäste versenden. Außerdem sollten Sie sich die Macht der sozialen Medien zunutze machen. Schicken Sie die Informationen an so viele Influencer wie möglich, denn sie haben Follower, die die Botschaft schnell multiplizieren werden.

Nehmen Sie an Interviews in Multimedia-Räumen teil, in denen Sie die Details der Aktivität erklären. Dies ist eine gute Gelegenheit, die Zweifel der Interessenten, die sich an Sie wenden, zu klären. Wir empfehlen Ihnen, kreativ zu sein und die Massenmedien zu Ihrer Unterstützung zu nutzen.

3. Erstellen Sie eine Website als Kommunikationskanal

Eine weitere gute Idee ist es, ein Portal für Interessenten zu gestalten. Damit haben Sie die Möglichkeit, u.a. die Ziele der Veranstaltung, Kosten, Ort und Dauer mitzuteilen. Darüber hinaus können Sie damit Ihr Firmenimage und Bilder von früheren Aktivitäten projizieren.

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Es ist wichtig, dass Sie sich um eine qualitativ hochwertige Website bemühen, da diese von der Professionalität des Unternehmens zeugt. Fügen Sie auch einen Abschnitt für die Online-Registrierung ein und richten Sie eine Möglichkeit zur Kommunikation über dieses Medium ein (Mailbox, Chat, Forum usw.)

Verwenden Sie Videos, um zur Teilnahme zu ermutigen, und Sie können sogar Links zu Ihren Produkten platzieren, um die Benutzer damit vertraut zu machen.

4. Kümmern Sie sich vor, während und nach der Veranstaltung um Ihr Publikum

Sie sollten dafür sorgen, dass sich Ihre Gäste zu jeder Zeit gut aufgehoben fühlen. Dadurch wird von Anfang an ein Klima des Vertrauens und der Loyalität geschaffen. Wenn es sich um eine große Aktivität handelt, müssen Sie einen Ausschuss für soziale Beziehungen einrichten, um alle interessierten Parteien abzudecken.

Denken Sie daran, dass Sie je nach Bereich die Bedingungen anpassen müssen. Zum Beispiel ist eine Gruppe von Teilnehmern aus dem Bildungsbereich nicht dasselbe wie eine Gruppe von Teilnehmern aus dem Gesundheitsbereich. Jeder von ihnen schätzt unterschiedliche Umgebungen, Arten von Speisen und Getränken.

Aber unabhängig von der zu betreuenden Bevölkerung ist es ratsam, eine Botschaft der Exklusivität zu vermitteln, da sich jeder gerne besonders fühlt. Und schließlich schlagen wir vor, dass Sie den Kommunikationskanal offen lassen, um die Meinungen und Bewertungen der Teilnehmer zu erhalten. Dies wird Ihnen helfen, sich bei zukünftigen Aktivitäten zu verbessern.

5. Bestimmen Sie den Veranstaltungsort, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht

Dies ist ein Aspekt, an dem es sich zu arbeiten lohnt. Der Veranstaltungsort ist für die Veranstaltung das, was die Leinwand für den Maler ist. Mit anderen Worten: Sie können die reichhaltigsten und hochwertigsten Ressourcen haben, aber am falschen Ort kommen Sie nicht weiter.

Nehmen Sie sich also die Zeit, verschiedene Räume zu besuchen. Machen Sie einen Rundgang durch Ihre Gemeinde, holen Sie Angebote ein, fragen Sie nach den Vorteilen, die sie bieten. Und schließlich tauschen Sie sich mit Ihrem Team darüber aus, was Sie gefunden haben, um zu definieren, welches am besten zum Konzept passt.

Vergessen Sie nicht, dass der Veranstaltungsort eine Variable ist, die viele Aspekte der Planung bedingt. Der Beschallungsdienst wird Ihnen zum Beispiel erst dann einen Kostenvoranschlag machen, wenn er die akustische Kapazität des Standorts kennt. Versuchen Sie also, diesen Aspekt im Voraus zu definieren.

6. Beauftragen Sie einen High-End-Caterer

Damit kommen wir zu einem wesentlichen Aspekt unseres Beitrags, denn ohne Essen und Trinken gibt es keine gastronomischen Veranstaltungen. In diesem Sinne ist unser Vorschlag, einen Service mit nachgewiesener Erfahrung in dieser Art von Aktivitäten zu beauftragen.

Andererseits sind wir der Meinung, dass Sie regelmäßige Treffen einrichten sollten, um zu definieren, wie Sie den Service wünschen. Denken Sie daran, dass Sie derjenige sind, der die Ziele der Veranstaltung festlegt, aber seien Sie nicht verschlossen gegenüber Vorschlägen. Sicherlich ist es wahrscheinlich, dass sie Ihnen helfen können, indem sie ihre Erfahrungen bei ähnlichen Veranstaltungen teilen.

Vergessen Sie nicht die logistischen Details, und behandeln Sie es so förmlich wie möglich. Halten Sie alle Aspekte in Bezug auf Lieferzeiten, Lebensmittelmengen, Abladen u. a. schriftlich fest.

7. Legen Sie Wert auf eine gute Präsentation der Speisen

Bei gastronomischen Veranstaltungen sind Speisen und Getränke die Protagonisten. Sie begleiten die Botschaft, die Sie vermitteln wollen, und tragen dazu bei, dass das Erlebnis angenehm und sinnvoll ist. Daher sollten Sie sich bemühen, die Speisen bestmöglich zu präsentieren.

Überlegen Sie in diesem Zusammenhang, wie Sie am besten einen positiven Eindruck bei den Gästen hinterlassen können. Vermeiden Sie es, die Zubereitungen langweilig aussehen zu lassen, fügen Sie den Gerichten Geschmack und Farbe hinzu.

Auch müssen Sie die oben mit der Dekoration des Raumes zu harmonisieren. Versuchen Sie, die Tische, Stühle und das Geschirr auf das Thema der gastronomischen Veranstaltung abzustimmen. Zögern Sie nicht, sich mit Ihrem Team (oder dem Ambientekomitee) über dessen Meinung zu diesem Thema zu beraten.

8. Eine abwechslungsreiche Speisekarte anbieten

Zunächst müssen Sie herausfinden, wie die Essgewohnheiten und Einschränkungen der Teilnehmer aussehen. Nachdem Sie diese Informationen haben, denken Sie darüber nach, ein Menü zusammenzustellen, das das Potenzial hat, die meisten Leute zufrieden zu stellen.

Denken Sie daran, dass die Geschmäcker von Gast zu Gast sehr unterschiedlich sind. Daher empfehlen wir Ihnen, mindestens 2 Hauptgericht-Optionen und 2 Dessert-Optionen zu wählen. Denken Sie auch daran, einige Vorspeisen, eine Batterie von Gewürzen, heiße und kalte Getränke einzuschließen.

Zu den Lebensmitteln, die Sie einschließen können, empfehlen wir:

  • Sie können mit einigen Vorspeisen beginnen. Die am meisten verwendeten bei dieser Art von Aktivitäten sind Canapés, Sandwiches und Gebäck.
  • Als Hauptgerichte denken Sie an Zubereitungen wie die valencianische Paella, Pasta, verschiedene Fleischsorten, Salate und Suppen.
  • Als Desserts können Sie Pudding, Kuchen, Eis, Waffeln, Schnecken und verschiedene Kekse verwenden.

Auch bei den Getränken geben wir Ihnen einige Anregungen:

  • Cocktails wie Mojito, Piña Colada, Rumpunsch, Margarita und verschiedene Weine.
  • Reichlich Mineralwasser, Softdrinks, verschiedene Fruchtsäfte.
  • Heißgetränke wie Kaffee, Tee und Aufgüsse.

9. Denken Sie daran, der Aktivität einen umweltfreundlichen Touch zu geben

Abschließend möchten wir noch ein Konzept vorschlagen, das in den letzten Jahren sehr populär geworden ist. Jeden Tag gibt es mehr und mehr Gastgewerbebetriebe, die das Umweltbewusstsein durch den rationellen Einsatz von Ressourcen vertiefen.

Wir empfehlen Ihnen daher, zum Servieren und Übertragen der Produkte Einweggeschirr zu verwenden. Diese Artikel beeinträchtigen den Geschmack der Lebensmittel nicht und bauen sich ohne menschliches Zutun ab. Und etwas Wichtiges: Sie können individuell gestaltet werden, damit sie zu Ihrem Firmenimage passen und zum Konzept der Veranstaltung beitragen.

Damit ist dieser Artikel über die Organisation von gastronomischen Veranstaltungen abgeschlossen. Von hier an liegt es an Ihnen, das erworbene Wissen in die Praxis umzusetzen, um Ihre Kunden und Gäste zu beeindrucken.

Und vergessen Sie nicht, dass Sie in unserem Online-Shop die besten Produkte für Ihre Food- und Beverage-Events finden werden.

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