Erfahren Sie alles über die Rechnungsstellung im Restaurant

Die Rechnungsstellung im Restaurant umfasst den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -erfassung. Es handelt sich dabei um Dokumente, die die in der Einrichtung getätigten Handelsgeschäfte widerspiegeln. Mit anderen Worten: Sie zeigen die Produkte und Dienstleistungen, die den Kunden angeboten wurden

Es ist wichtig, dass Sie alles, was Sie über die Rechnungsstellung wissen müssen, beherrschen, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens richtig zu führen. Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler, die finanzielle Folgen haben könnten.

Wir zeigen Ihnen die verschiedenen Arten der Rechnungsstellung, die es je nach Gastgewerbe gibt, und geben Ihnen Tipps zur Verbesserung dieser Dienstleistung.

Arten der Rechnungsstellung

Jedes Unternehmen muss ein Rechnungsmodell erstellen, um Probleme mit den Steuerbehörden oder Kunden zu vermeiden, die sich zum Zeitpunkt der Zahlung beschweren, wenn sie Fehler in der Rechnung finden

Finden Sie heraus, welches Abrechnungsmodell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist – ein grundlegendes und unverzichtbares Wissen für die erfolgreiche Führung Ihres Gastgewerbes.

Abrechnung im Restaurant

Bei der Rechnungsstellung für Restaurants ist eine bestimmte Struktur zu beachten. Beginnen Sie damit, dass Sie das Wort “Rechnung” in Großbuchstaben und zentriert an den Anfang setzen. Eine weitere Möglichkeit ist die Angabe des Namens Ihres Unternehmens.

Dann gibt es eine Reihe von Aspekten, die Sie in der folgenden Reihenfolge berücksichtigen müssen:

• Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer identifiziert die von den Gästen aufgegebene Bestellung. Sie muss fortlaufend sein, da die Steuerbehörden keine Sprünge in der Nummerierung der Konten zulassen.

• Ausstellungsdatum der Rechnung: Das Datum ist eine der wichtigsten Angaben auf der Rechnung, da es den Tag angibt, an dem das Dokument erstellt wurde. Sie ist auch notwendig, damit Sie wissen, in welchem Quartal Sie sie für steuerliche Zwecke berücksichtigen müssen.

• Identifizierung: Die Rechnung muss die Identifikation des Kunden, seine ID-Nummer und seine Adresse enthalten. Vergessen Sie nicht, auch die Nummer der Mitarbeiter, die den Kunden betreuen, und die Rechnungsadresse anzugeben, d. h. die Steueradresse, die Sie den Steuerbehörden in der Registrierungserklärung mitgeteilt haben.

• Erbrachte Waren und Dienstleistungen: Nach den Identifikationsdaten müssen Sie die erbrachten Waren und Dienstleistungen detailliert auflisten. Die Rechnung muss die Beschreibung der Produkte, die Menge und den Stückpreis sowie die Rabatte und den Gesamtbetrag für jedes dieser Produkte enthalten. Diese Daten müssen im Konto erfasst werden , wobei die Reihenfolge, in der die Bestellung des Kunden aufgenommen wurde, zu berücksichtigen ist.

• Steuern und Endbetrag: Für jede in Rechnung gestellte Leistung müssen die entsprechenden Steuern angegeben werden, entweder die Mehrwertsteuer (VAT) oder die Einkommensteuer (IRPF). Dazu müssen Sie angeben, um welche Steuer es sich handelt und wie hoch der Betrag ist. Vergessen Sie nicht, dass Sie auch angeben müssen, ob das in Rechnung gestellte Produkt von der Mehrwertsteuer befreit ist oder nicht, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen mit diesem Merkmal verkaufen. Schließlich sollten Sie den Endbetrag angeben, den der Kunde für alles, was er in Ihrem Restaurant konsumiert hat, zu zahlen hat.

Rechnungsstellung für eine Bar oder Kneipe

Im Falle von Bars oder Kneipen können Sie zwei verschiedene Rechnungsmodelle verwenden: Entweder Sie verwenden das Rechnungsmodell für Restaurants , das wir oben erläutert haben, oder Sie können ein vereinfachtes Rechnungsmodell, d. h. ein Scheckbuchblatt, verwenden.

Bei der letztgenannten Art der Rechnungsstellung sind weder Identifikationsdaten noch Angaben zur angewandten Mehrwertsteuer erforderlich. Es wird mit dem Datum, der Rechnungsnummer und Unternehmensangaben wie Name, Steueranschrift, vollständiger Name der Person, die die Bestellung aufnimmt, und der Steueridentifikationsnummer (NIF) ausgefüllt.

Darüber hinaus ist es wichtig, die im Rahmen dieses Dienstes angebotenen Waren und Dienstleistungen genau anzugeben. Sie können nicht einfach den Endbetrag angeben.

Diese Art der Rechnungsstellung kann in Ihrer Bar problemlos verwendet werden, solange der Gesamtbetrag der Dienstleistung unter 3.000 € einschließlich Mehrwertsteuer liegt.

Rechnungsstellung an ein Catering-Unternehmen

Catering-Unternehmen verwenden ein Abrechnungssystem , das sich nach den für ihre Kunden erbrachten Leistungen richtet.

Im Falle eines Lebensmittel- und Getränkeservices wird die Restaurantfakturierung verwendet. Das heißt, sie behält die Struktur des Dokuments bei und erhebt eine Ausgangsmehrwertsteuer von 10 %.

Anders verhält es sich jedoch, wenn der Kunde zusätzliche Dienstleistungen wie Präsentation, Organisation, Dekoration, Unterhaltung oder Kellnerdienste während einer Veranstaltung wünscht .

In diesen Fällen sollten Sie eine detaillierte Rechnung vorlegen, in der die Art der erbrachten Leistung und der angewandte MwSt.-Satz angegeben sind. Schließlich wird der Gesamtbetrag, der für die Veranstaltung zu zahlen ist, auf die Rechnung gesetzt.

Rechnungsstellung für Lieferunternehmen

Die von den Lieferdiensten verwendete Rechnung unterscheidet sich nicht wesentlich von den Rechnungen der Restaurants, enthält aber andere wichtige Daten für diese Dienstleistung.

Für diese Rechnungen sind die vollständigen Angaben des Kunden erforderlich: Vorname, Nachname, Ausweisnummer, Telefonnummer und die Adresse, an die Sie Ihre Bestellung schicken möchten. Dann werden die Produkte Ihrer Bestellung und die Versandkosten aufgeführt.

Schließlich wird der Betrag der Dienstleistung eingegeben und enthält den Einzelpreis zusammen mit der geltenden Mehrwertsteuer und dem am Ende der Rechnung zu zahlenden Gesamtbetrag.

Bedeutung der Verwaltung von Restaurantrechnungen

Unabhängig davon, in welchem Bereich des Gaststättengewerbes Sie tätig sind, dienen Rechnungen als Nachweis für Ihre Ausgaben und Einnahmen.

Alle in den Rechnungen enthaltenen Angaben müssen in Ihrer Buchhaltung erscheinen. Darüber hinaus ist sie für die Berechnung der Mehrwertsteuer und der persönlichen Einkommensteuer Ihres Unternehmens unerlässlich.

Eine korrekte Verwaltung der Restaurantrechnungen ist ein Indikator für die Liquidität Ihres Unternehmens und ein Hinweis auf seine Zahlungsfähigkeit.

Denken Sie daran, eine Kopie der Rechnungen aufzubewahren, damit Sie die notwendigen Informationen haben, um Ihre gesamte Geschäftstätigkeit zu rechtfertigen.